AVG persoonsgegevens gebruik en opslag
Conform de nieuwe regels van de Autoriteit persoonsgegevens doet vanaf 25 mei 2018 de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn intrede en is het van belang dat ook de Historische Vereniging Maassluis (HVM) gevestigd in Maassluis op Zuiddijk 16, 3143 AS Maassluis, inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel 40386224, inzage geeft in het gebruik van foto’s die de HVM maakt en verzamelt.

1. Doel:
1.1 De beelden en gegevens die de HVM verzamelt/maakt worden gebruikt voor publicitaire doeleinden. De foto’s zijn bestemd voor publicaties in bladen, tijdschriften, internetmedia, boeken en andere gedrukte media.
Daarnaast kunnen sommige foto’s illustrerend gebruikt worden bij een artikel over een relevant onderwerp zoals bijvoorbeeld foto’s van de Furieade bij een onderwerp dat te maken heeft met de Furieade..

1.2 Enkele beelden kunnen voor commerciële doeleinden gebruikt worden zoals kalenders, Historische Schetsen van en over Maassluis, themaboekjes en overige publicaties die de HVM over de geschiedenis van de historie van Maassluis samenstelt. Beelden zijn uiteraard relevant aan het onderwerp.

1.3 Sommige beelden kunnen decorstuk worden zoals achterwanden in of op gebouwen. Daarnaast dienen als aankleding van etalages in winkels of op banners bij events. Wederom in relevantie met het onderwerp zoals Furieadefoto’s in etalage tijdens de Furieade..

1.4 Foto’s in de beeldbank worden opgeslagen omdat ze een geschiedkundige taak hebben en voor onderwerpen die te maken hebben met het verleden opnieuw in de aandacht komen ter illustratie van een publicatie van de HVM.

1.5 Persoonsgegevens zoals e-mails, namen en adressen worden alleen gebruikt door de HVM inzake betalingen en nabestellingen van de klant. In dit geval ook voor contracten inzake het gebruik van foto’s voor de doeleinden zoals deze genoemd worden in punt 2.

2. Ontvangst Persoonsgegevens derde personen
2.0 Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden. Indien iemand in contact wil komen met een persoon op de foto waarvan persoonsgegevens bekend zijn bij de maker van het beeld, dan zal dit in overleg gaan met degene die op de foto staat.

3. Duur van de opslag
3.1 De persoonsgegevens blijven een jaar behouden maar worden niet verstrekt aan anderen (conform punt 2).

3.2 Mits anders overeengekomen blijven met betrekking tot fotografie, foto’s wel langer dan een jaar behouden omdat ze langer een doel dienen (zie punt 1.4)

3.3 Persoonsgegevens in adressen en e-mails met informatie betreffende een aankoop/bestelling/betaling worden alleen opgeslagen als ze relevant zijn voor toekomstige betalingen/aankopen met een periode van ca. 1 jaar.

3.4 Zakelijke administratie moet in verband met  de belastingen 10 jaar behouden blijven. Een aantal persoonsgegeven zoals facturen blijven dus bewaard tot de periode verlopen is. Daarna worden de stukken vernietigd.

3.5 Adressen worden opgeslagen in ordners. Omdat bepaalde gegevens relevant zijn voor toekomstige zakelijke contacten zullen zij conform belastingdoeleinden voor een periode van 10 jaar bewaard blijven.

3.6 Opslag van foto’s zal plaatsvinden op de systeemcomputer, DVD, CD, memoriestick en externe harde schijven. Dit alles heeft tot doel materiaal te bewaren voor hergebruik inzake,
geschiedkundige/historische en illustrerende doeleinden.

4. Recht op inzage
4.1 Indien personen zichzelf herkennen op beeld en met gegronde bezwaren kunnen aantonen dat hierdoor hun privacy aangetast wordt dan kunnen zij via info@histvermaassluis.nl hun bezwaar kenbaar maken. Alleen als dit bezwaar gegrond is, zal HVM de betreffende foto verwijderen.

4.2 Indien een persoon bezwaar heeft inzake persoonsgegevens in de vorm van mailadressen, zakenadres, woonadres en andere informatie dan zal HVM deze ook verwijderen, mits er een gegrond bezwaar is.

4.3 Indien informatie betreffend personen niet juist is en het anders geformuleerd dient te worden dan kan een rectificatie aangevraagd worden via info@histvermaassluis.nl Er zal dan een aanpassing plaatsvinden na hercontrole van deze gegevens.

5. Informatie over klachten
5.0 Mochten er toch nog klachten zijn inzake persoonsgegeven dan kan dat via de website
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

6. Overige informatie
6.1 Klachten over personen op foto’s zonder dat de persoon op de foto’s zelf een klacht indient worden niet in behandeling genomen. De op de foto afgebeelde personen dienen zelf contact op te nemen met info@histvermaassluis.nl en na onderzoek inzake terecht of onterecht plaatsing/publicatie zal de foto aangepast of verwijderd worden.

6.2 Foto’s waarop personen staan die overleden zijn, worden niet verwijderd tenzij nabestaanden duidelijk gegronde redenen hebben waarom foto’s verwijderd moeten worden.

6.3 De foto’s zijn eigendom van de HVM en worden alleen met toestemming van de HVM geleverd aan klanten conform punt 1.

6.4 Conform punt 1 kan het voorkomen dat de functie van de foto niet past bij het verhaal en dit zelfs als kwetsend ervaren wordt. De klacht dient u dan in te dienen bij degene die de foto heeft gepubliceerd en niet bij de HVM of een van de makers in opdracht van HVM. De media is in dit geval de eindverantwoordelijke. Uiteraard mag u het wel even per mail melden via info@histvermaassluis.nl. Stappen zullen wij niet ondernemen namens u, maar we zullen namens de HVM de persoon aanspreken middels telefonisch contact of via e-mail.
AVG voorwaarden April 2018.